Si les managers accordent volontiers de nombreuses ressources dans le processus de recrutement, beaucoup se désengagent rapidement une fois le nouveau collaborateur embauché. On attend alors de lui qu’il s’intègre instantanément et qu’il soit efficace dès ses premiers jours. Or, c’est à l’entreprise, aux managers et aux collaborateurs de favoriser l’accueil et l’intégration d’un nouvel employé. Un processus primordial qui aura des effets sur le long terme et sera donc profitable à l’ensemble de l’organisation. Voici quelques bonnes pratiques pour accueillir et intégrer un nouvel employé.

L’importance des premiers jours

Un premier jour au travail, c’est un peu comme la rentrée des classes dans un nouvelle école. On a la boule au ventre, on ne sait pas très bien à quoi s’attendre et en même temps on est un peu excité de découvrir un nouvel environnement et de nouvelles têtes. Bref, toutes des émotions qui empêchent de fonctionner normalement. De plus, on reçoit souvent, dès notre arrivée, un tas d’informations que l’on est censé digérer en quelques minutes pour pouvoir directement se mettre au travail, et encore, si on a bien compris ce que l’on attendait de nous exactement. Il n’est d’ailleurs pas étonnant d’observer dans certaines structures un turnover très important avec des employés quittant leurs fonctions au bout de 6 mois, parfois moins. C’est pour cela qu’il est important d’élaborer une stratégie d’accueil et d’intégration d’un nouvel employé. L’objectif est de lui fournir toutes les informations et les clés nécessaires pour comprendre l’entreprise, ses tâches et sa fonction de manière douce. Au final, si les premiers jours ne sont peut-être pas des modèles d’efficacité proprement dit, on se retrouve avec un collaborateur engagé, conscient de son importance et ayant une bonne image de son entreprise. Un gage de qualité pour une relation saine et durable entre l’employeur et l’employé.

L’intégration en 4 étapes

1. La plateforme de pré-accueil

L’accueil et l’intégration d’un nouvel employé commencent en réalité avant même le premier jour du dit employé. En effet, il est possible de créer une plateforme de pré-accueil en ligne permettant au futur collaborateur de connaître les informations importantes sur son futur employeur. On peut y trouver l’historique de la société, son évolution et ses perspectives, des articles de presse. On peut également y inclure des petites formations rapides sur les tâches ou les procédures propres à l’organisation. Celles-ci ne seraient pas obligatoires mais la curiosité du futur collaborateur devrait être éveillée et les chances de succès sont donc élevées.

2. Le kit d’accueil

L’idée est de remettre au nouvel employé, dès son arrivée, une boîte, sous forme de cadeau, comprenant tout ce dont il a besoin pour son nouveau job avec son ordinateur, son badge, des cartes de visite voire même des goodies. Dans ce kit, se trouverait également le livre d’accueil. Un recueil exhaustif sur l’entreprise, son histoire, ses valeurs et ses membres. L’employé aura ainsi accès à toutes les informations sur l’organisation afin de pouvoir entamer son travail en toute connaissance de cause. Ce livre comprendrait par exemple le règlement de travail, l’organigramme de la société avec nom, position et contact des différents employés, un plan des locaux, les bonnes pratiques ou encore un mot de bienvenue du patron. Bref, tout le nécessaire pour son entrée en fonction. Une manière ludique et plus légère d’accueillir le nouvel employé et de favoriser son intégration.

3. Le coach d’intégration

Pour accueillir le nouvel employé et ainsi éviter qu’il se sente seul et soit trop intimidé, on peut créer un système de coaching ou de parrainage au sein de l’entreprise. Chaque nouvelle recrue se verrait ainsi désigner un coach, un collaborateur plus expérimenté et, tant que faire se peut, exerçant une fonction similaire mais sans supériorité hiérarchique, qui l’accompagnerait. Celui-ci serait chargé de l’aider, le conseiller et de répondre à ses questions. Il pourra également lui montrer les bureaux et le présenter au reste de l’équipe. Le nouvel employé aura ainsi une référence, quelqu’un vers qui se tourner en cas de question ou de problème sans avoir la crainte de devoir se diriger vers l’un de ses managers, processus un peu intimidant lors de ses premiers jours. De plus, il se sentira inclus dans l’équipe, ce qui renforcera son engagement et sa motivation. 

4. Le suivi

L’accueil et l’intégration du nouvel employé ne s’arrêtent évidemment pas au premier jour ou à la première semaine. Il est ainsi important de garder un œil sur cette intégration. Le plus simple est de faire le bilan avec lui au bout de quelques semaines. On peut également envisager d’en discuter avec son coach d’intégration afin d’avoir un avis plus objectif. Pour que la parole soit libre, le mieux est par ailleurs de confier cette tâche au service RH ou au service Communication et non aux supérieurs hiérarchiques. Ce bilan permettra d’identifier ce qui va et ce qui ne va pas pour la nouvelle recrue et ainsi apporter des ajustements nécessaires avant que ce dernier ne perde toute motivation et pense, déjà, à son futur emploi.

Ces méthodes représentent évidemment un investissement en temps et en argent. Mais ces processus, très simples à mettre en place, permettent de favoriser le bien-être au travail et la qualité de vie de ses collaborateurs. De plus, quand on connaît l’investissement en temps et en argent que requiert la recherche d’un nouveau collaborateur, on se dit qu’il est plus intéressant de tout faire pour garder un employé motivé et engagé. Afin de favoriser ces processus d’embauche, d’accueil et d’intégration des nouveaux employés, KAMY Talent, le département RH de KAMY Consulting Group, vous accompagne, vous conseille et vous coache afin d’adopter toutes les bonnes pratiques en Ressources humaines pour amener épanouissement et motivation à vos équipes.